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別グループやチーム向けに、ワークスペースをグループ別などに分けることなく、柔軟に変更可能な権限を設定することができます!ひとつのワークスペースにグループを作成し、ページごとに別のレベルの権限を設定できます。
グループを作成する
ワークスペースの管理者だけがグループの作成または編集をすることができます。その上で、下記が方法です:
- 左のサイドバーの上部
Settings & Members
をクリックします。
- 画面の中のサイドバーから
Members
タブを選択します。
- 全メンバーのリストが表示されます。ヘッダーの
Members
右側のGroups
をクリックします。
-
Create a Group
をクリックします。名前をつけて、グループのアイコンを選択します ✨
- 新規のグループの下、
+ Add a Member
をクリックします。
- グループへ必要なだけメンバーを追加します。
- グループメンバーの右側の
Remove
をクリックしてメンバーを外すことができます。
備考: ワークスペースのゲストはグループに追加できません。
- ドラッグ&ドロップでグループを並び替えできます。 カーソル持っていった際に表示される
⋮⋮
アイコンで上下にドラッグできます。
- 名前の右側の
•••
をクリックして、グループの名前変更、削除ができます。
- いつでもメンバーの名前やEmailを検索して、どのメンバーに所属しているか確認できます。
グループのアクセスレベルを変更する
どのページでも、それぞれのグループの権限を、参照のみ、コメント可能、編集可能または共有可能から選択できます:
-
Share
, をクリックすると、ドロップダウンで作成したグループの一覧が表示されます。グループの右横のトグルをオンにすると、そのグループへ対象ページのアクセス権が付与されます。
- トグルの横のドロップダウンからどのタイプの権限をそのグループへ付与するのかを選べます:
Full Access
: ページの編集、共有ができます。Can Edit
: ページのコンテンツの編集ができるが、共有はできない。(これは課金プランでのみ設定可能)Can Comment
: 参照とコメントができるが、編集や共有はできない。Can Read
: コンテンツの参照のみできる、共有はできない。Disabled
: そのページへアクセスできない。
- 同一ページ上で、複数グループにいずれのレベルのアクセスでも設定でます。
- サブページには、親ページの権限と同じ内容が適用されます。
備考: グループ単位でアクセスを無効にすることができます。無効にしたグループのメンバーも
Share
をクリックして、 Invite a Person
からメンバー個別にアクセス権をつけることができます。ワークスペースへのアクセス
Share
をクリック時、ドロップダウンメニューに Workspace Access
がリストに表示されるかと思います。これでワークスペース内のメンバーにベースラインのアクセスレベルを設定できます。Disabled
の場合、ページに招待されるか、アクセス権のあるグループに所属していない限りページを見ることができません。
Full Access
に設定されている場合、だれでもワークスペースのどのページも共有、編集することができます。この設定は、グループか個人単位での権限を上書きします。
Can Read
に設定されている場合、個別に権限を付与した個人やグループを除く全員に適用されます。
- 基本的に、
Workspace Access
は全員に対する最低レベルの権限を設定するのに使います。
階層化されたアクセス権で使う
グループとアクセス権のコンビネーションには多くのパターンがあります。いくつか例を紹介します:
✏️ Wikiの作成
組織のナレッジベースとして、限られた人が作成、メンテナンスし、全員が参照のみできるようにしたいと考えたとします。そして経営陣にはコメントはできるようにし、編集はできないようにしたい場合
- 2グループ作成します: 編集者と経営陣
-
Workspace Access
はCan Read
に設定します。
- 編集者に
Full Access
を設定し、経営陣にはCan Comment
を設定します。
🚧 開発プロジェクトプロセス
なにかを作るプロジェクト、例えば ブログ、ビデオ、製品など、の場合、クリエイター、レビュアー、情報連携だけして欲しい人たち、や巻き込む必要の無い人たちが出てくるかと思います。そんなワークフローもグループをつくることで合理化できます:
- 各ステークホルダーに対応するグループを作成します。
- 全てのプロジェクト用のページで
Workspace Access
をDisableにします。
- クリエイターには
Full Access
を有効にし、レビュアーにはCan Comment
を、そして 情報連携するステークホルダーにはCan Read
を設定します。それ以外のメンバーはだれもそのページもしくはサブページがサイドバーに表示されなくなります。
🗺 プランニング
もしなにかのドキュメントを全体に公開するまえにだれかの確認が必要な場合、例えば四半期の計画文書、新しいポリシー、初期段階のプロジェクト内容など、グループ権限を使うことで、増え続ける関係者とも共有することができます。
- 所属チーム、経営陣、やりとりしているチーム、最終的に会社の残り全体用にグループを作成します。
-
Workspace Access
を対象の全てのページでDisableにします。
- あなたのチームは
Can Edit
にし(共有はできない)、フィードバックしてほしい人たちをCan Comment
にします。そして、他の人たちはCan Read
を設定します。それらのグループ以外のメンバーは、設定を変えるまで、ページおよびサブページをみることができません。
よくある質問
Howグループ全体ではなく、個別に共有した場合はどうしたらいいですか?
右上の
Share
をクリックして、 Invite a Person
からプライベートページにワークスペースの個別メンバーを招待できます。名前を検索して、権限を設定して、 Invite
を押下で招待できます。同じメカニズムでゲストともプライベートページを共有できます。1点違うのは、名前の代わりにメールアドレスをタイプして、
Invite
です。なぜ Workspace Access
を無効にする必要があるんですか?
する必要はありません。覚えておいていただきたいのは、
Workspace Access
に設定したアクセス権がワークスペース内全員の最低限のアクセスレベルになることです。もし特定の人に見せたく無いページがある場合、無効にすることをおすすめします。いつでもグループ単位、個人単位でアクセス権を付与できます。左サイドバーの Shared
セクションにページがあるのはなぜですか?
それらは特定のグループや個人にのみ共有されているページです。他の人たちは見ることができません。グループと共有したページをサイドバーのその場所に表示させるには、
Workspace Access
を無効にする必要があります。そうしない限り、ワークスペース内の全員がそのページを見ることができます。簡単におさらいすると、サイドバーの
Workspace
セクションのページはワークスペースの全員がみることができます。 Private
セクションのページはあなただけが見ることができるページです。ページをサイドバーの Shared
から Workspace
に移動させるとどのように権限が変更されますか?
まず、ワークスペースの全てのメンバーがあなたのページを見ることができるようになり、編集と共有ができるフルアクセスの権限を持つようになります。なので、右上の
Share
から Workspace Access
横の権限を変更する必要があるかもしれません。元々ページが共有されていた人たちやグループのアクセス権はそのまま維持されますが、
Workspace Access
に上位の権限が付与されている場合、元々の権限は上書きされます。もし、 Workspace Access
が Full Access
の場合、元がRead-onlyの権限だったとしても、編集や共有ができるようになります。 Workspace Access
を無効にすると、元のRead-onlyの権限に戻ります。複数のワークスペースを使う代わりとして活用するにはどうしたらよいですか?
グループではなく複数のワークスペースを作成して、細かな権限を設定する方もいらっしゃいました。例えば、デザイン、マーケティング、経営陣などに別々のワークスペースを作り、個別にアクセス、編集できるようにしていました。そのようなことをする必要はありません。代わりに:
Workspace Access
を無効にします。個別にアクセス権を付与していない個人やグループはページを見ることができなくなります。
- 全てのページで、グループ単位に別のアクセス権限を付与します。 これらのアクセス権は、すべてのサブページにも継承されます。
- So, for example, you could have a section of your workspace just for the engineering team. Create a group of all your engineers, then on the top-level page for that team, turn on
Full Access
for only that group. Nest pages inside that page, and only the engineering team can access them, too!
グループにプライベートページを共有することはできますか?
はい。サイドバーの
Private
セクションにページを作成し、 Share
からアクセス権を付与したいグループの横のトグルをオンにすることでできます。他のページと同様に、付与したいアクセスレベルを選択します。対象のページが、サイドバーの Shared
セクションへ自動的に移動されたことが確認できるかと思います。あなたとそのグループのメンバーのみが見ることができます。グループへ@メンションもしくは、グループをアサインすることできますか?
現時点ではできません。将来追加を検討するかもしれません。
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