整理の考え方

情報の整理の考え方

◇「整理」は、「交通整理」「感情の整理がつく」のように、混乱しているものをきちんとした状態にする意。また、無駄なもの、余分なものを除く意もある。「人員整理」「蔵書を整理する」など。

「整理」とは「いるものといらないものを分け、いらないものを捨てる」という意味があります。多くの方は、自分の管理できる分量をはるかに超えた書類を持っています。管理できる分量を超えていたら、いくらテクニックがあってもすべてに行き届かず、効果は望めません。ですからまず、要らないものを捨てる「整理」が先なのです。


◇「整頓」は乱れているものの位置を元にもどし、整えること。「教室の机を整頓する」「乱れた資料の順序を整頓する」

「整頓」とは、「必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう、秩序だてて配置すること」を言います。ファイリングにおける「整頓」とは「戻す場所」と「そこにいつまで置いて良いか」の２つを決めることです。情報は古くなると価値が低下します。価値が下がった書類は捨てられ、より新しくて利用価値の高い情報がそこに入ります。その時を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。この２つを決めることが、文書を作成する人の責任です。

https://www.shigotoba.net/learn/recipes/details/14.html

情報の整え方（可視化 → 整理 → 自動化 → 整頓）

【可視化】
■ すべてを把握できる親ページをつくる
■ タスクはできるだけ小口化する
■ 「削除」ではなく「非公開」にする
■ 場合分けするときに「その他」をつくらない
■ 「そもそもやらなくていいこと」を決める（排除）

【整理】
■ 色や形式、タイトルは揃える
■ ページ名は名詞、タスクは動詞で揃える
■ 同時に進められる業務はまとめる（統合）
■ 迷ったらカスタマイズ性が高い方を選ぶ

【自動化】
■ 2回以上やることはテンプレ化する

【整頓】
■ 定期的に見直す時間をつくる

情報を見やすく整理したいときによく考えている10の視点｜平野太一｜note

【7月2日 更新】 ・「ページ名は名詞、タスク名は動詞」を追加しました Notion講座、先日もやりました。 講座をやってみて反省なのが、できることが多すぎるがゆえに...... ・これまでどんなツールを使っていたのか ・そのツールでできないことは何か ・Notionをどう活用したいのか ...

https://note.mu/yriica/n/n4f60692cb941

生産性の高い組織を実現するための小口化の原則

高い生産性を実現する方法は２つ。１つは時間あたりの生産量を上げること、もう１つは無駄を省いてロスを減らすことだ。 では後者の無駄を減らすためにはどうすれば良いだろうか。「無駄をなくそう！」なんて掛け声だけで出来るならば苦労しない。 ...

https://kuranuki.sonicgarden.jp/2018/08/babysteps.html

タスクばらしをすることで、大きな仕事を小さな仕事の集まりに分解する。そして、小さくなった仕事を終わらせていくことで、仕事は進むように、進んでいることが見えるようになる。

 

18時で全員退社、それでも160％の業績を上げ続けるECサイト｢北欧、暮らしの道具店｣のクラシコムにみる働き方

北欧の企業や、ビジネスパーソンの考え方として、この｢そもそも｣を問い直す力があるのは、個人的には1つの特徴だと感じています。北欧へ旅行すると、誰もが知っているようなグローバル企業のビルが19時には真っ暗になっているようなことがあるわけです。北欧について日本に帰ってきていろいろ調べてみると、1人あたりのGDPは日本よりもはるかに高い。そういう成果は彼らが僕ら以上に優秀だからというよりは、少ない...

https://www.lifehacker.jp/2015/04/150406kurashicom_interview.html

最初に考えることは｢排除（Eliminate）＝そもそもやらなくてもいいのでは？｣。次に、｢統合（Combine）＝この業務とあの業務を一緒にやればいいのでは？｣。その次に、｢順序の変更(Rearrange)｣を行い、それでもこれまでの方法で解決できないときだけ、業務の合理化や効率化を図る｢単純化(Simplify)｣をするという流れです。