YoungInt Labs에서 Notion을 활용한 업무 프로세스를 소개합니다.
저희가 노션을 활용하며 틀을 만들고 있는 현재를 담아보았습니다. 혼자 일하는 방법과 같이 일하는 방법은 다르다. 혼자서는 부산스럽게 일하고, 순서를 내 감이 잡히는데로 나가도 괜찮다. 무엇이 어디에 있는지 적당히 다 아니까 말이다. 마치 내 책상마냥, 이것 저것 널브러져 있는 것 처럼 보여도, 어디에 무엇이 있는지 다 아는 느낌이랄까.
처음 개발팀에 도입한 협업툴은 트렐로였다. 칸반보드 형식으로
to do, doing, done이라는 탭를 만들고 시작할 수 있었다. 회사 전체 회의록도 트렐로를 통해 진행하고, 업무도 트렐로로 진행했다. 개발자 2명과 디자이너 1명이서 열심히 썼다. 칸반보드를 통해 일이 어떻게 진행되는지도 알기 좋았다.
to do, doing, done 으로 간단하게 시작하지만, 필요에 따라 탭이 다양하게 증식한다. 트렐로의 단점이 있다. 위키를 작성하기가 어려웠다. 일을 하는데 있어서 위키는 꼭 필요하다. 일을 하다보면 다양한 정보가 만들어진다. 하는 일이 매번 반복하는 일들이 아니다보니, 새로운 정보를 많이 생산할 수 밖에 없다. 까짓거 다 기억해버리면 문제 없지만, 뇌의 안식을 위해 까먹어줄 필요도 있다. 이처럼 정신 건강을 위한 회사 복지 차원에서 위키는 중요하다.
그때 마침 발견한 위키 툴이
노션이었다. 위지위그 에디터에서 마크다운이 바로 먹히는 점이 마음에 들었다. 재미있는 툴인 것 같아 혼자 사용하다가, 디자이너에게 알려줬다. 다꾸 좋아하는 분 아니랄까봐, 혼자 주말동안 뚝딱뚝딱하시더니 매우 예쁘게 꾸며오셨다. 간만에 덕질을 해서 즐거웠다는 코맨트도 남겨주셨다. 동조해주는 사람도 있으니, 바로 노션으로 이전을 계획했다. 디자이너랑 만들다가 너무 신나서 헌법까지 만들었다. 이미 덕질로 능숙해진 분과 토론하며 법을 만드니 매우 시원시원하게 만들어져 갔다. 우리는 그렇게 헌법을 만들었고, 트렐로에서 노션으로 이전하였다.
노션은 database를 이용해 캘린더와 칸반보드를 동시에 쓸 수 있다는 점이 좋았다. 우리는 하나의 database에 모든 task를 넣어서, 근태관리도 하고 일정 관리도 하고 했다. 달력으로 표현할 때, 길어지긴 했지만, 필터를 걸면서 보니 보기에 괜찮았다.
트렐로처럼 칸반보드처럼 쓸 수 있으면서도 위키 형식으로 동시에 쓸 수 있다는 점이 너무 좋았다. 그리고 이것이 하나의 페이지에서 볼 수 있는 점도 편하고 좋았다. 그러나 시간이 지날수록 불편한 점들이 생겨났다.
우리는 PM, PO가 없는 구조다. 기획자도 없이, 모두가 기획에 참여한다. 게다가 하루 스케줄 안에 다양한 일을 해야한다. 처음에는 만드는 제품군이 단순해서, task 만으로 관리하기에 어려움이 없었다. 그러나 다양한 기능과 장비들을 만들게 되면서, 진행사항을 관리하기가 막연해져갔다.
서로가 자신이 하고 있는 일이 어떻게 진행되었는지 스스로 관리하고 공유할 수 있게 할 수는 없을까. 이슈 트래커같은 걸 만들어볼 수는 없을까. 고민을 하다가, 노션을 활용해 업무 프로세스를 다시 정의하였다.
Notion을 활용한 업무 프로세스
소프로젝트 관리
기존에는 task가 다양한 의미를 지녔다. 그래서 몇일동안 doing에 올려두고 쓰는 사람도 있었다. 이 의미를 구분시키기로 했다.
소프로젝트 정의
처음엔
프로젝트라는 개념만 있었다. 예를들어, 폴라폴라나 해피네임같은 서비스나, 장비개발, 해외 수출 등을 표현한다. 한명이 여러개의 프로젝트를 책임져야 했다. 당연히 각 프로젝트 별로 진행 속도가 느렸다. 진행속도가 느리니 크게 공유하지 않더라도, 어떻게 일하고 있는지 공유가 되었다. 그러나 서로가 여러 프로젝트에 같이 도움을 주고 섞이면서, 프로젝트 진행 속도도 빨라지다보니, 점차 복잡해지기 시작했다. 개발, 디자이너, 영업이 동시에 움직이니, 서로가 어떻게 일하는지 한눈에 안보이기 시작했다. 누구와 같이 이 일을 진행하고 도움을 구해야할지 막연해지기도 했다.
그래서
소프로젝트 라는 개념을 정의했다. 소프로젝트란, 예를들자면, '기능 출시'같은 좀 더 명확한 세부 목표다. 보통 스프린트라는 표현으로 쓰기도 한다. 그러나 우리는 스프린트라 불리기에 애매한 점들이 많았다. 영업과 같이 움직이는 경우나, 장비 개발 같은 경우, 피드백을 받기에 긴 경우가 많았다. 모두 퉁쳐서 소프로젝트라고 부르기로 했다.- 프로젝트 : 제품이나 비지니스 등의 큰 방향
- 소프로젝트 : 프로젝트가 성공하기 위해 세부 목표
- task : 1~4시간 사이로 해야할 일
소프로젝트 Process
누구나 소프로젝트를 제안할 수 있다. 처음에는 Idea 단계로 제안을 하도록 했다. 단계적으로 진행이 된다. 다만, 중요도에 따라 바로 Doing이나 To do로 진행하기도 한다.
소프로젝트 템플릿
소프로젝트를 제안하기 위해서는 어떤 이유로 시작하는지, 그리고 마무리된 후 어떻게 평가할 것인지 고민하는 틀을 만들었다. 아이디어를 제안하기 전에 작성하도록 했다. 무엇을 목표로 하는지 스스로 정리해보면서, 정말 우리에게 중요한지, 어떤 결과를 얻을 수 있는지 상상해보도록 하기 위함이었다.
그런데 각 업무마다 성격이 달라서, 모두 기본 템플릿처럼 쓸 수 없었다. 필요에 따라 여러 템플릿을 추가하며 쓰게 되었다.
소프로젝트 Property
소프로젝트에
Owner와 Assign 개념을 만들었다. Owner가 소프로젝트를 주도한다. Assign은 소프로젝트에서 실무를 담당한다. 위 개념으로 각자 자신이 맡은 소프로젝트에 리더가 되어 일을 진행한다.주간 회의
소프로젝트 개념을 만들고 나서 바로 개선된 것은 회의 방식이다. 각자 큰 그림에서 무슨 일을 하고 있는지 한눈에 보고 이야길 할 수 있게 되었다. 템플릿을 잘 활용한 덕분에, 회의 전에 굳이 정리하고 들어오지 않더라도, 1주안에 새로 추가되거나 수정한 소프로젝트가 보이도록 했다. 따로 안건으로 올리지 않더라도, Idea 단계로 올려진 소프로젝트가 회의록에 보인다.
데일리 스크럼
이전에 우리는 각자 그 날 할 일을 말로 공유하는 방식으로 진행했다. 어제 했던 일, 그 중에 어려웠떤 일, 오늘 할 일을 말로만 하고 지나쳤다. 회의는 많지 않아야 좋다는 생각에 빠르게만 진행하려고 했더니 문제가 생겼다. PM이나 기획자가 없이, 스스로 백로그 관리를 해야하다보니, 업무가 비효율적으로 진행되거나 요구사항을 충족시키지 못할 때가 많았다.
데일리 스크럼 보드를 따로 만들었다. 매일 아침에 다 같이 이 보드를 보면서 스크럼을 진행하기로 했다. 오전에 오늘 할 일을 스스로 설정하고, 다 같이 보면서 리뷰하는 시간으로 만들었다. 각 task당 얼의나 시간을 쓸 지도 등록한다. 말로만 할 때는 서로의 일이 가늠이 안되었다. 시각적으로 서로의 업무를 보면서 진행하다보니, 서로가 어떤 일을 하는지 투명하게 보이기 시작했다.
에필로그
팀이 일을 잘하려면 어떻게 해야할까. 정답은 다양하게 있지만, 우리 환경에 적합한 답이 필요했다. 이렇게 저렇게 구르며 지금의 방식으로 정착하고 있다.
하지만 아무리 프로세스를 잘 만들어도 기본이 중요할 것이다. 서로 무슨 생각을 하는지, 어떤 방향을 생각하는지, 그 방향에 맞쳐서 세부 목표를 잘 설정하는지 등. 서로를 이해하고 방향에 공감하고 상황을 투명하게 보이는 것이 가장 기본이지 않을까 싶다.
작은 조직에서 다양한 일을 해나가기 위해 만들어진 프로세스다. 다행히 노션이라는 툴을 잘 활용하여 시간이 절약되고 서로 공유하기에도 편해졌다. 복잡하여 이해하기 어려울까 싶었지만, 서로 맥락을 이해하고 있어서 문제 없이 잘 쓰고 있다.
지금의 형식이 완성은 아니다. 여전히 아쉬운 점이 많고, 팀원이 늘어남에 따라, 새로운 일이 만들어짐에 따라 계속 변화해갈 예정이다.
ps.
휴가에도 스크럼에 존재감을 드러내는 방법(?!)
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