このページでは、Notionにおける効果的な情報共有と権限管理の基本的な考え方を学ぶことができます。ワークスペース、チームスペース、個別ページでの設定方法や、それぞれのレベルでの情報アクセス制御の重要性について理解を深めることができます。
Notionの情報共有の考え方は、以下のポイントを重視しています。
- ワークスペース全体でのメンバー管理
- ワークスペース では人の管理を行いましょう。Notionでは、管理者、メンバー、ゲストの3つの種類があります。
- 適切なアクセス権限を設定し、必要な人だけが情報にアクセスできるようにします。これによりセキュリティを確保し、情報の機密性を守ります。
- チームスペースでの情報公開範囲の設定
- チームスペースでは情報の粒度の管理が重要です。誰に見せるのか、どのグループに見せるのか、など情報アクセスの仕切りを適切に作ることができます。
- 関連する情報をまとめることで、情報の取得や管理もスムーズに行えます。
- ページごとの共有設定
- ページごとに情報の表示・非表示を適切にコントロールできます。必要な情報を必要な人、グループ、チームスペース、ゲストなどに見せることができます。
- メンバーのアクセス制御や情報の公開範囲と組み合わせて、柔軟に情報のセキュリティと効率的な情報共有を実現します。
これらのポイントを考慮しながら、Notionを活用して情報共有を行いましょう。
🏠ワークスペースにおけるメンバー管理
職場の同僚や友人など、Notion上で共同作業したい人をワークスペースにメンバーとして追加することができます。
外部のメンバーをゲストとしてワークスペースへ招待できます。たとえば、外部の委託先メンバーへNotionページを共有したいケースや、もしくはあなたが委託先の場合は雇い主のクライアントに対してページを共有するケースを想定されます。
🐾チームスペースにおける公開範囲の設定
チームスペースは組織や会社内の各チームの専用エリアです。各チームスペースにはそれぞれ固有のメンバー、権限レベルがあり、チームスペースオーナーがカスタマイズできます。チームスペースへのメンバー追加やアクセス許可設定についての詳細はこちら →
よく使われるグループ（開発チーム、カスタマーサポートなど）への共有を簡単にするために、メンバーグループを作成してグループ単位でアクセス権限を設定することもできます。
📄ページにおける共有設定
マネージャーにだけ打ち合わせの資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有するなど、ワークスペース内の限られたメンバーにだけページを共有したい場合はこの設定をします。
- 特定のメンバーにだけ共有したいプライベートページの右上の
共有をクリックします。
ページの共有設定画面
🌐Web上に公開する
Webで公開 をオンにすることで、NotionページをWeb上で閲覧可能なサイトとして公開し、Notionを使っていない方々へもコンテンツを共有することができます。リンクを知っていれば誰でも閲覧可能です。
