【エンタープライズプラン】ワークスペース管理のベストプラクティス

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このガイドでは、エンタープライズプランのNotionワークスペース管理におけるベストプラクティスを包括的に解説します。ユーザーロール、セキュリティ対策、高度な管理コントロールなど、大規模なビジネス利用におけるNotionコンテンツの効果的な整理と保護に関する重要な側面を詳しく説明しています。

1. 📍 はじめに：ユーザー、管理者、チームスペース 2. 🔐 セキュアなドメイン管理 3. 👤 ユーザーのセキュリティ確保 4. 🗄️ ワークスペースのコンテンツを保護する 5. 🔍 ワークスペースの活動を監視する関連ページ

1. 📍 はじめに：ユーザー、管理者、チームスペース

ユーザーと管理者の種類

Notionのワークスペースではいくつかのユーザーと管理者の種類があります：

ワークスペースオーナー：すべてのワークスペース設定にフルアクセス権限を持つほか、新しいメンバーを追加する機能など特別な権限を持ちます。すべてのワークスペースには、少なくとも1人のオーナーが必要です。

メンバーシップ管理者　エンタープライズプランのみ：エンタープライズプランでのユーザー管理専用に構築された役割です。ワークスペースオーナーはメンバーシップ管理者に対し、メンバー管理の責任を委任することができます。メンバーが適切なワークスペースやグループにアクセスできるよう管理するのは、多くの場合、IT部門の運用担当者や所定の部門長、管理職などです。

チームスペースオーナー： 特定のチームスペース内の全ページにフルアクセス権限を持ちます。またチームスペースの設定にもアクセスできます。

メンバー：有料ユーザーであり、個人用セクションを含むワークスペースのフルアクセス権を持っています。これはワークスペース参加時のデフォルトのロールであり、会社のほとんどのユーザーに当てはまります。すべてのメンバーはページの表示・作成・共有ができます。追加の管理者権限を付与する必要がなく、Notionを最大限に活用する良い方法です。

ゲスト：無料ユーザーですが、アクセス権が付与された特定のページのみにアクセスでき、ワークスペースの個人用セクションは利用できません。ゲストは外部の共同作業者を対象としたもので、SSOやSCIMではサポートされません。

チームスペースの種類

チームスペースは、コンテンツを特定の領域の中で整理するのに便利です：

オープン： 誰もが自由に参加でき、このチームスペース内のコンテンツを閲覧することができます。

クローズド： このチームスペースは、存在自体は全員に表示されますが、オーナーかメンバーに招待されない限り、参加はできません。

プライベート　ビジネス・エンタープライズプラン：このチームスペースのメンバーまたはオーナーのみがほかのユーザーを招待でき、追加されていないユーザーにはチームスペースの存在が表示されません。

2. 🔐 セキュアなドメイン管理

ドメイン検証

Notionで企業ドメインの所有権を確認することで、ワークスペースオーナーはエンタープライズ機能を利用でき、ドメインに属するユーザーとワークスペースの効果的な管理体制を構築できます。詳細はこちら

ドメイン管理

前提条件：ドメイン検証済み

ドメインが認証されると、ワークスペースオーナーは、そのドメインに属するユーザーのうち、新しいワークスペースを作成できる権限を持つユーザーをカスタマイズできます：

誰でも（認証されたドメインに属するメンバーまたはワークスペースオーナー）

主要エンタープライズワークスペースのワークスペースオーナー

ワークスペースオーナーは、認証されたドメインで作成されたすべてのワークスペースをワークスペースの閲覧タブで確認できます。表示されたワークスペースに対して、さまざまな操作を実行できます。詳細はこちら

アカウント変更の要求

このアクションは、ワークスペースの所有者に対して、メールアドレスを個人アカウント（非企業メールアドレス）に更新するように促します。

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これは、ユーザーが個人プロジェクトのためにアカウントを保持したい場合に便利です。

ワークフロー

エンタープライズワークスペースオーナーが個人ワークスペースを持つユーザーに連絡。
そのワークスペースを仕事のプロジェクトに使用しているかどうかを確認し、必要に応じてプロジェクトを移行する。
個人プロジェクトのためにそのワークスペースを使用し続けたい場合は、ワークスペースの所有権を個人のメールアカウントに変更するよう要求する。

ワークスペースの削除

このアクションは、ワークスペースの所有者にメールを送り、30日間ワークスペースを一時削除します。この期間中、所有者はワークスペースの復元を要求できます。30日後、ワークスペースは永久に削除されます。

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これは、ワークスペースオーナーが元従業員に属していたワークスペースを整理する際に便利です。

所有権の取得とアップグレード

このアクションは、ワークスペースの所有権を取得し、そのワークスペースをエンタープライズプランにアップグレードします（Sales契約が存在する場合は既存のエンタープライズライセンスに組み込まれます）。

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これは、企業が複数のエンタープライズワークスペースを単一のエンタープライズライセンスの配下で管理したい場合に便利です。

3. 👤 ユーザーのセキュリティ確保

SAML SSOによるユーザー認証　

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SSOとは？ SSOサービスを使用すると、ユーザーは1組の認証情報（たとえば、名前またはメールアドレスとパスワード）を使用して複数のアプリーケーションにアクセスできます。アクセス権を持つすべてのアプリケーションに対するエンドユーザーの認証が一度で完了するので、同じセッション中はアプリケーションを切り替えてもさらなる認証を求められることがありません。 SSOのメリット

ワークスペースオーナーは複数のシステムのユーザー管理を効率的に行えます。

エンドユーザーは複数のパスワードを管理して覚えておく必要がなくなります。単一のアクセスポイントでサインインし、複数のアプリケーション間をシームレスに切り替えられるようになるため、エンドユーザーにおける煩雑な操作が不要になります。詳細はこちら

サポートされているアイデンティティプロバイダー（IdP）を使用してSAML SSOを設定することで、ワークスペースメンバーのユーザー認証を簡素化できます：

Azure

Google

Gusto

Okta

OneLogin

Rippling

SAML SSOが設定されると、ワークスペースオーナーはエンタープライズライセンスでカバーされる他のワークスペースをリンクし、メンバーがそれらのワークスペースにログインする唯一の方法としてSAML SSOを強制することができます。エンタープライズワークスペースをSAML SSO構成にリンクし、メンバーがログインする唯一の方法としてSSOを強制します。