서식부터 데이터 관리까지 다재다능한 엑셀
“엑셀을 어떤 목적으로 사용하세요?”라는 질문을 받는다면 어떻게 답변하실 건가요? 흔히 자료 관리, 서식 작성 또는 차트 및 보고서 작성과 같은 답변을 할 겁니다. 좀 더 그럴 듯하게 표현해 보면 각종 서식 작성부터 데이터 관리(자료 관리), 데이터 시각화(차트 및 보고서 작성)를 모두 엑셀로 처리한다고 답할 수 있습니다. 이 얼마나 다재다능한 프로그램인가요. 수많은 프로그램 중 이 모든 기능을 지원하는 프로그램이 얼마나 있을까요? 아마도 엑셀이 유일무이한 프로그램이 아닐까 생각합니다.
회사에서 원하는 엑셀 사용 능력은 세부적으로 구분하면 업종과 직무에 따라 다양하지만, 보편적으로 요구하는 3가지로 정리하면 아래와 같습니다.
- 방대한 데이터에서 특정 자료를 취합하고 분석하기
- 분석된 자료를 한눈에 보기 좋게 시각화하기
- 반복되는 작업을 효율적으로 개선하기
오랜 시간 엑셀은 수많은 발전을 거듭하였고, Office 365에서 Microsoft 365로 브랜드명을 변경하기까지 다양한 기능, 특히 동적 배열 함수가 추가되면서 매크로를 사용하지 않고도 많은 부분을 해결할 수 있도록 개선되었습니다. 이 책에서 소개하는 다양한 실무 활용 기능을 익힌다면 위에서 언급한 3가지 회사에서 원하는 엑셀 사용 능력을 충분히 뛰어넘을 수 있을 것입니다.
설치형 엑셀 vs. 구독형 엑셀
아마도 대부분 엑셀 프로그램이 설치되어 있겠지만, 새로 구매한다면 설치형 엑셀과 구독형 엑셀 중 선택할 수 있습니다. 설치형 엑셀은 엑셀 2010, 2013, 2016, 2019, 2021과 같이 제품의 라이선스 키를 한 번 구매하면 영구적으로 사용하는 방식입니다. 반면, 구독형 엑셀(Microsoft365, 이하 M365)은 매월/매년 일정 비용을 지급해야 하지만, 새로운 버전이 출시되었을 때 최신 기능 자동 업그레이드됩니다. 참고로 이 책에서는 구독형 엑셀인 Microsoft365를 사용하였으므로, 2022년 2월 기준 엑셀 최신 버전(엑셀 2021)과 같은 화면입니다.
구독형 엑셀은 몇 가지 옵션이 있는데, 그중에서 M365 Family 버전은 연간 119,000원을 납부하여 최대 6명까지 사용할 수 있고, 1인당 1TB(최대 6TB)의 원드라이브 저장소가 제공되어 매우 저렴하게 이용할 수 있습니다. 가장 최근에 발표된 Office 2021과 구독형 M365의 자세한 차이점은 https://support.microsoft.com/ko-kr/에서 ‘Office 2021 차이점’으로 검색하거나 단축URL https://bit.ly/m365vs에서 확인할 수 있습니다.
스프레드시트와 데이터베이스의 이해
엑셀을 사용한 적이 있다면 ‘시트’ 또는 ‘스프레드시트’라는 단어를 들어 보았을 겁니다. 엑셀은 스프레드시트 프로그램(구글 스프레드시트, 한셀 등) 중 하나로, 엑셀을 잘 사용하려면 스프레드시트의 개념과 그 구조를 이해해야 합니다.
스프레드시트 스프레드시트는 행과 열로 이루어진 데이터 집합체입니다. 각 행과 열이 만나는 지점을 셀(Cell)이라고 부르며, 우리는 셀에 데이터를 입력합니다. 그리고 이 셀이 모여서 하나의 스프레드시트가 완성되는 것이죠.
데이터베이스와 엑셀의 7가지 차이 스프레드시트의 구조는 ‘데이터베이스’에서 전해졌습니다. 데이터를 관리한다는 점에서는 동일하지만, 자세히 살펴보면 데이터 관리 방식에서 큰 차이점이 있습니다.
결론부터 이야기하면 데이터 관리 측면에서는 데이터베이스가 스프레드시트보다 훨씬 유리합니다. 그러므로 스프레드시트의 대표격인 엑셀이 데이터베이스에 비해서 어떤 점이 부족한지 파악하면 이후에 엑셀로 데이터를 관리할 때 부족한 점을 극복하고 더욱 효과적으로 사용할 수 있게 될 것입니다.
- 데이터베이스는 무제한으로 데이터를 입력할 수 있으나 엑셀은 최대 1,048,576개의 행과 16,384개의 열로 제한이 있습니다.
- 데이터베이스는 하나의 시트에서 하나의 표만 관리하지만, 엑셀은 한 시트에서 여러 개의 표를 동시에 관리할 수 있습니다.
- 데이터베이스는 필드마다 정해진 형식의 데이터만 입력할 수 있지만, 엑셀은 자유롭게 데이터를 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 데이터베이스는 가격 필드의 데이터 형식을 숫자로 지정하면 숫자만 입력할 수 있는 반면, 엑셀은 숫자와 문자를 동시에 입력할 수 있습니다.
- 데이터베이스는 언제든 값의 신원을 확인할 수 있는 고유 값(Key)을 가지며 이로 인해 중복 값으로 발생하는 문제를 예방할 수 있습니다. 하지만 엑셀은 고유 값을 반드시 요구하지 않습니다.
- 데이터베이스의 고유 값으로 지정된 열은 중복 값을 허용하지 않지만, 엑셀에서는 중복 값을 확인하려면 별도의 조치가 필요합니다.
- 데이터베이스는 사용자별 접근 권한을 제어하고 모든 변경 기록을 남길 수 있으나 엑셀에서는 사용자별 접근 권한 제어 및 변경 기록 관리가 어렵습니다.
- 데이터베이스는 각 테이블의 관계를 쉽게 형성할 수 있지만 엑셀은 표/데이터 모델을 사용하거나 파워 쿼리 추가 기능을 이용해야만 데이터 관계를 형성할 수 있습니다.
자 이제 엑셀을 잘 사용할 일만 남았습니다!
앞서 살펴본 차이점을 보면 엑셀보다 데이터베이스 프로그램을 사용하는 것이 더 유리해 보입니다. 심지어 어떤 이는 “엑셀만큼 데이터 관리에 최악인 프로그램은 없다.”고 말하기도 합니다. 그럼에도 현재 10억 명이 넘는 인구가 엑셀을 사용하는 이유는 무엇일까요?
- 첫째, 데이터베이스는 일정 수준 이상의 전문 지식이 필요하며, 지속적인 관리 및 유지 비용이 필요합니다.
- 둘째, 데이터베이스는 데이터 관리만 담당하므로, 보고서 출력 및 시각화를 위한 별도의 프로그램이 필요합니다.
- 셋째, 실무에서 일어나는 대부분의 작업은 엑셀만으로도 충분히 처리할 수 있습니다.
이런 이유로 우리는 필연적으로 엑셀을 사용합니다. 그러니 직장인이라면 데이터베이스에 비해 부족한 부분을 인지하면서 엑셀을 잘 사용할 일만 남았습니다.
이 책에서는 엑셀에 관련된 실무 기능 위주로 다루지만, 여기서 소개하는 데이터 관리 규칙 등을 제대로 이해한다면 향후 파워 쿼리, 파워 피벗 및 파워BI 등의 응용 분야로 더욱 쉽게 확장할 수도 있을 것입니다. 이 책을 통해 여러분이 회사에서 꼭 필요한 인재로 거듭나길 바랍니다. 오빠두엑셀 홈페이지(https://www.oppadu.com/)는 언제나 열려 있으니 책에서 다룬 내용 중 어려운 부분이 있다면 언제든지 문의 글을 남겨 주세요. 여러분의 건승을 기원합니다.
2022년 모든 엑셀 사용자를 응원하며,
오빠두 전진권 드림