데이터베이스를 사용할 때 가장 큰 장애물은 아직 해보지 않은 일을 그려나가는 것 입니다. 데이터베이스를 어떻게 사용할 수 있을까요? 어떻게 시작하면 좋을까요?
잘 오셨습니다. 몇 가지 사례를 통해 데이터베이스를 최대한 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.
활용 사례
다음은 Notion에서 데이터베이스를 사용할 수 있는 유용한 몇 가지 방법입니다.
- 팀의 프로젝트 및 문제 관리
- 제품 로드맵 매핑
- 노트, 아이디어 수집
- 신입사원 관리
- 고용 파이프라인 조정
- 미팅 노트 이력 확인
새 페이지를 만들 때마다 준비된 템플릿을 사용하여 시작할 수 있습니다.
표, 보드, 캘린더 추가하기
이 세 가지 항목 중 하나를 추가하려면 에디터의 새로운 행에 있을 때 [+] 단추를 클릭하고 테이블, 보드 또는 캘린더에 대한 인라인 및 전체 페이지 옵션 중에서 선택합니다. 바로 가기를 원하는 경우 슬래시 명령(/)을 시도해 보십시오!
데이터베이스의 속성 커스터마이징 하기
데이터베이스는 모든 종류의 정보를 저장할 수 있으며, 각 유형의 정보는 '속성(property)'을 통해 분류 할 수 있습니다.
예를 들어 'Person' 속성을 사용하는 경우 데이터베이스의 다른 사용자를 데이터 유형으로 참조할 수 있습니다. 이는 태스크 관리에 매우 유용합니다. (에를 들어 속성으로 추가된 다른 사용자를 테스크 담당자로 지정 할 수 있습니다.)
다음은 지원하는 속성 목록입니다.
표에서:
열 제일 위 셀을 클릭하고 사용 가능한 속성 유형 중 하나로 선택해주세요.
표의 각 셀에는 연결된 고유한 Notion 페이지가 있습니다. 이 페이지는 해당 표가 있는 페이지의 하위 페이지로 표시 됩니다. 속성을 정했으면 셀에 관련 정보를 입력합니다.
보드뷰에서:
각 카드를 클릭하여 카드를 열고 '+ Add a Property'를 선택합니다. 여기서 속성을 선택합니다.
한 카드에 추가된 속성은 칸반 보드의 다른 모든 카드에 추가됩니다.
속성을 정했으면 카드를 열고 세부 정보를 입력하십시오.
캘린더에서:
이벤트를 추가할 날짜에 [+] 버튼을 클릭합니다. 해당 날짜에 추가될 일정을 위해 페이지를 새로 작성하는 창이 뜹니다.
+ Add a Property를 눌러 속성을 추가할 수 있습니다.한 이벤트에 대해 추가된 속성 유형은 캘린더의 다른 모든 이벤트에 추가됩니다.
속성을 정했으면 일정을 열고 세부 정보를 입력합니다.
데이터베이스 페이지 추가하기
표에서 셀의 텍스트 길이가 너무 길면 가독성을 해치며 표 전체의 형태를 망칩니다. 이는 비단 표 뿐만이 아니라 보드뷰, 캘린더에서도 마찬가지 입니다.
노션은 각 셀, 보드, 일정을 페이지화 함으로서 이런 문제를 해결할 수 있습니다.
표에서:
표의 각 셀은 고유한 페이지이며, 페이지 마다 다른 내용을 만들 수 있습니다.
⤢ Open버튼을 클릭하고 해당 셀에 들어가 Notion이 제공하는 다양한 콘텐츠 블록을 이용해 페이지를 채워 보세요.
보드뷰에서:
보드뷰 역시 마찬가지 입니다. ⤢ Open 을 이용해 각 카드를 열어 페이지를 작성해보세요.
캘린더에서:
Notion 캘린더의 모든 일정은 클릭 할 수 있습니다. 클릭을 하면 해당 이벤트와 관련된 페이지를 추가 할 수 있습니다.
보드뷰, 표, 캘린더 추가하기
데이터베이스 유형(보드뷰, 표, 캘린더)을 선택하면 현재 데이터베이스에 있는 정보를 이용해 다른 형태의 데이터베이스 유형을 추가 할 수 있습니다.
'+ Add a View'를 클릭한 뒤, 이름을 지정하고 'Create'를 선택하여 다른 형태의 데이터베이스를 추가하십시오.
다음은 각 데이터베이스 형태의 장점입니다:
표의 장점:
- 큰 데이터를 단일보기로 축약해 볼 수 있습니다.
- 원하는 순서대로 정보 정렬 (예: 오름차순, 내림차순)
보드 뷰의 장점:
- 선형 진행 시각화 (예: 다음 단계, 진행 중, 완료)
- 카테고리별 그룹화 (예: 태스크 소유자별)
캘린더의 장점
- 명확한 시간 표시 (예: 마일스톤, 일정 관리)
- 장기적 범위 계획 가능 (예: 다음달, 분기별)
표 커스터마이징 하기
열 순서 변경
배치된 열 중 옮기고 싶은 것이 있나요? 간단한 드래그 앤 드롭으로 순서를 변경할 수 있습니다.
필터 추가 하기
관련 정보 (예 : 제품과 관련된 모든 메모)를 빠르게 모아 보려면 필터를 추가하십시오.
필터링할 열의 제일 위의 셀을 클릭하고 'Add Filter'를 선택하기 만하면됩니다.
표 정렬하기
표의 셀을 순서대로 정렬하고 싶나요? 'Sort'를 클릭하면 오름차순 또는 내림차순으로 정렬할 수 있습니다.
속성 별 보기
'Properties(속성)'을 클릭하여 표에 표시할 속성을 켜거나 끕니다.
기본 함수 사용하기: Count, Sum, Average 등
표에 있는 항목의 총합, 갯수 등을 보고 싶으신가요?
열 아래에 마우스를 놓고 'Calculate'를 클릭하여 원하는 함수를 실행합니다.
함수 및 수식 활용하기
숫자가 있는 열이 여러 개있는 경우, 열을 추가하고 'Formula' 속성을 선택하여 수식을 계산할 수 있습니다.
새로 작성한 열의 셀 중 하나를 클릭하여 계산을 해보세요.
단, 스프레드 시트와 달리 각 셀에서 별도의 수식을 만들 수는 없습니다. 즉, 셀 중 하나에서 수식을 변경하면 해당 열의 다른 셀이 자동으로 조정됩니다.
보드뷰 커스터마이징 하기
카드 속성에 따른 그룹화 하기
보드뷰는 다양한 방법으로 그룹화하고 구성할 수 있습니다.
보통 트렐로와 같이 선형 진행을 선보이는 데 사용됩니다 (예 : 다음 진행 중, 진행 중, 완료 됨). 그러나 특정 구성원 (예 : 참여자)별로 그룹화하는 데에도 사용할 수 있습니다.
보드에 있는 카드를 그룹화 하는 방법을 변경하고 싶다면, 'Group by'를 클릭하고 그룹화의 기준이 될 속성을 지정하십시오.
예를 들어 다음과 같이 속성을 지정하여 그룹화할 수 있습니다.
- 누가 소유하고 있는지 보기 원할 때 'Person'속성별로 그룹화
- 상태 별로 정리된 카드를 보고 싶을 때 'Select'속성으로 그룹화
열 순서 변경
배치된 열 중 옮기고 싶은 것이 있나요? 간단한 드래그 앤 드롭으로 순서를 변경할 수 있습니다.
카드 속성 나타내기
카드에 표시되는 속성을 일부 숨기거나 나타나게 하고 싶다면 Properties를 클릭해 조정할 수 있습니다.
필터 추가하기
특정 정보 (예 : 특정 사용자에게 할당된 모든 작업)를 빠르게 찾으려면 필터를 추가하십시오.
'Filter'를 클릭하고 게시판 필터링 방법을 입력하십시오. 예를 들어, 자신에게 할당된 작업만 볼 수 있도록 보드 보기를 필터링할 수 있습니다.
캘린더 커스터마이징 하기
일정에 속성 나타나게 하기
캘린더 뷰를 입맛에 맞게 바꾸고 싶다면 캘린더에서 볼 수있는 속성을 활성화 해보세요.
'Properties'을 클릭하고 날짜 및 태그 등 볼 수있는 속성을 활성화 할 수 있습니다.
필터 추가하기
특정 사용자에게 할당된 모든 일정을 보거나 특정 태그 이벤트를 보고 싶다면 필터 기능을 사용해보세요.
'Filter'를 클릭하고 필터링 할 속성 유형을 선택하고 적절한 규칙을 설정하십시오.
날짜가 정해지지 않은 이벤트 추가하기
테이블 위나 칸반 보드 위에 일정을 추가할 경우 캘린더에서 쉽게 볼 수 있습니다.
'New Item'버튼 옆의 '...'버튼을 클릭 한 다음 'No Date'를 선택하십시오. 해당 이벤트는 No Date 탭에 저장됩니다. 이후 No Date 탭에선 할당 된 날짜가 없는 모든 페이지가 표시됩니다. 날짜를 할당하고 싶다면 'View'를 클릭해 날짜를 추가합니다.
관계형 데이터베이스 구축하기
모든 작업을 관리하는 데이터베이스가 있다고 가정해 봅시다. 해당 데이터베이스에서 다양한 데이터베이스를 하나로 묶는다면 전체적인 작업을 파악하기 좋을 것 입니다.
데이터베이스 중 하나에 'Relation'속성을 추가하면 선택한 데이터베이스에서 다른 데이터베이스 페이지를 참조 할 수 있습니다.
한 데이터베이스의 요소를 다른 데이터베이스와 연결하기 시작하면, 관계가 다른 데이터베이스에도 자동으로 반영됩니다.
아래 예에서는 다른 데이터베이스의 'Blue Button Hover Colour'및 'Desktop push notifications'작업이 해당 데이터베이스의 'Analytics 1.0'과 관련되어 있음을 알 수 있습니다.
