Notion環境を設計・改良する

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効果的なワークスペースの設計と改良は、チームメンバー全員が必要な情報に素早くアクセスでき、効率的なコラボレーションを実現するための基盤となります。

整理された構造があることで、情報の散逸を防ぎ、組織の知識を効果的に蓄積・共有することができます。

1. 既存のNotionサイドバーを確認する

まず現状をしっかりと把握することが、改善点を特定するための重要な第一歩です。

現状のサイドバーを把握する

サイドバーとは？

サイドバーは、ワークスペース内のすべてのページをナビゲートし、検索、設定、アップデート、テンプレートなどのツールにアクセスするためのマップです。

整理されたサイドバーがあれば、必要なページへのアクセスがスムーズになり、新しいページの作成も素早くできます。これにより、チームが煩雑なドキュメントフォルダを探し回る時間を節約できます。これはワークスペースを俯瞰的に見渡すための機能であり、必要に応じてレイアウトを柔軟に調整できます。

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問題： Notion上で作成されたコンテンツは、ワークスペースにユーザーが追加される度に指数関数的に増えていきます。

強固な基盤構造がない場合、ワークスペースはすぐに無秩序になり、重要なコンテンツを見つけるのが難しくなります。

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目標： あなたのワークスペースを再構築して、ベストプラクティスを確実にし、今後ワークスペースを整理し続けること。

最終的には、ワークスペースは整理されており、メンバーが必要なものを正確に見つけることが簡単になります。

理想的なサイドバーを理解する

理想的なサイドバーとは？

BAD ❌

GOOD ✅

理想的な世界では、サイドバーは清潔で整理されており、各チーム/部門とそのサブページがネストされた専用のスペースが含まれています。 左側のナビゲーションバーは、情報を清潔で簡単にアクセスできるように、チーム/組織ごとに整理する必要があります。

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しないこと： すべてのページをサイドバーに追加する。ほとんどのページは、別のランディングページのサブページに適しています。Wikiのセットアップを考えてみてください！

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すること： 各チームの「ランディング」ページやホームページを作成し、各サブページを内部にリンクします。

最終的には、このようになるべきです 👇

理想的な世界では、すべてのチーム/部門の専用スペースと、そのサブページが内部にネストされた清潔で整然としたサイドバーがあります。左側のナビゲーションバーは、情報をクリーンで簡単にアクセスできるように、チーム/組織で整理する必要があります。

❌

やってはいけないこと： サイドバーにすべてのページを追加する。ほとんどのページは、別のランディングページのサブページにするのが最適です。Wikiの設定を考えてみてください！

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やるべきこと： 各チームの親の「ランディング」ページやホームページを作成し、各サブページを内部にリンクさせます。

このように 👇

2. チームスペースとは何か理解する

チームスペースのメリットを理解することで、設計方法のイメージを描くことができます。

チームスペースについてのガイドを読む

3. チームスペースを設計する

チームスペースを適切に設計・活用することで、効率的に情報にアクセスできます。

チームスペースの単位を決定し、設計するチームスペースは一般的に、部署単位で区切られることが多いです。プロジェクトを軸にチームが構成されている場合、プロジェクト単位で分けることもあります。

チームスペース作成のコツ

チームスペースは、あなたのチームと協力して関連する情報やアイデアを共有するためのワークスペースのセクションです。チームスペースはSlackチャンネルのようなものです - チームが協力してコンテンツをホストできる専用のスペースやセクションです。

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Tip: まずは骨格を描くために、いくつかのコアなチームスペースから始めてみてください！

以下のためにいくつかのチームスペースが作成されていることを確認してください：

全社員はデフォルトのチームスペース、例えば「General」に所属し、福利厚生、休暇ポリシー、ミッション、ビジョン、価値などの会社全体の情報が含まれます。

部門 — 各部門でチームメイトと協力し、仕事関連の情報を見つけるための新しいチームスペースを作成します。ここが各部門のトップレベルのWikiホームページになります。

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すること： チームスペースを活用する！各部門、チーム、または機能ごとに約5-15のチームスペースを推奨します。

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しないこと： チームスペースの作成を無視する；これがなければ、あなたのワークスペースは100人-1000人のメンバーに適切にスケールすることができません。

各チームの親の「ランディング」ページやホームページを作成し、各サブページを内部にリンクさせる

イメージ

各チームのホームページが既にある場合、それらを整理する

分類の仕方

既存の各部門/チームWikiホームページを、チームスペースとOtherセクションに分類する

ドラッグアンドドロップを使用して、対象のページを選択し、それらを適切なチームスペースにドラッグして、ページを適切な「ホーム」に振り分けます。

Generalセクションの下にある、全社員がアクセスする必要があるページ（福利厚生ページ、価値観/目標、OKRs、全社向けデータベースなど）を識別します → これらはGeneralセクションの下の「Company Homepage」に移動されるべきです。

特定のチームや部門に簡単に整理またはマッピングできるページを識別します → これらは各部門や機能ごとに作成したチームスペースに移動されます。

他の全てのページ、つまり特定のチームに容易にマッピングできない、または明確な目的地がない複数のチーム間で共有されるページをまとめます → これらをOtherセクションにドラッグします。

Otherセクションはあなたのキャッチオール（「ここに置いて後で整理する」）セクションとして役立ちます。これは、まだ明確なチームスペースのホームがない、または追加の調査が必要なページを意味します。

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すること： 並べ替え、並べ替え、並べ替え！ Generalに何が属し、Teamspaceに何が属するのか？

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しないこと： 既存のページを適切に移動し、並べ替えることをためらわない。何も削除されたり失われたりすることはなく、後で再度共有することができます。大切なことは整理することです。

4. 整理したチームスペース構成を維持する

整理されたチームスペースを保つことで、情報の検索性を維持できます。

General（全社）チームスペースのサイドバーを編集できるのは、チームスペースのオーナーだけにする

設定方法

チームスペース名の横の・・・＞チームスペース設定＞セキュリティ

必要に応じて、チームスペースの作成をワークスペースのオーナーだけに制限する（設定＞チームスペース＞チームスペースの作成をワークスペースオーナーのみに制限するトグルをオン）

メモ：