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Notionの運用ルールを作成することは、効果的な情報管理と組織全体のコラボレーションを促進するために重要です。
ガイドラインを設けることで、一貫性のあるデータ構造を維持し、セキュリティリスクを最小限に抑えながら、ユーザーが最大限にNotionの機能を活用できるようになります。
1. 設定した利用目的を振り返る
利用目的を振り返ることで、活用ゴールに沿った運用ルールが何かのイメージが湧きます。
利用の目的と活用のゴールに沿った運用ルールをプランニングする
2. 運用ルール設計のポイントを理解する
運用ルール設計のポイントを理解することで、具体的にどのような運用ルールを定めるべきかイメージできます。
運用ルールを設計する上で重要な観点を理解する
Notionに情報・ナレッジが溜まる・活用できる仕組みになっているか？
誰もが簡単に情報・ナレッジを溜められる仕組みを作りましょう
- 他のツールとの棲み分け
- 蓄積すべき情報分類
- シンプルな権限設計
- 使いやすいチームスペース設計・ページ階層設計
- ページの命名規則・フォーマット
- 共通データベース・個別データベースの使い分け
3. 社内周知用の運用ルールページを作成する
運用ルールをドキュメント化することで、社内への周知がスムーズになり、メンバーが必要な時に参照して理解を深めることができます。
以下は、運用ルールページ（プレイブック）に明記する際の項目例になります！
必要に応じてNotion Playbook （テンプレート）を活用して作成しましょう！
他ツールと棲み分け
蓄積する情報分類
ワークスペースがどのように設計されているか
例
全社チームスペース（General）が一つあり、その他のチームスペースは部署単位となっています。各部署のチームスペースには、ホームのページがあり、部署関連の資料が掲載されています。ワークスペースの構成は以下のようになっています。
- General （全社チームスペース、社内ポータル等格納）
- 営業
- マーケティング
- 開発
- xxx
データベースの運用方針
どれが全社データベースか
例
全社議事録のデータベースは以下になります。これらに該当するもの以下のデータベース内にページを追加しましょう。
- 議事録
- xxx
全社データベース以外のものは、どの単位で管理していくのか
テンプレートの利用のお願い
設定されたプロパティの選択のお願い
ページの活用方針
ページにはアイコンをつけて視覚的に分かりやすく
ページが長くなる場合、目次機能を積極的に活用
外部共有について
外部共有を許可するのかしないのか
ゲスト招待を許可するのかしないのか
web公開機能とフォーム機能の利用を許可するかしないのか
許可する場合、どのような場合・どのような対象であれば外部共有OKなのか
どのチームスペースで外部共有可能なのか
その他社内独自ルールの記載
メモ：